Constance Bettis
District Specialist, Communities, Families and Youth
Cooperative Extension
University of Massachusetts
Copyright/Access Information
- A determinar que registros debes mantener para tu negocio.
- Como establecer un sistema para registrar y archivar tus documentos.
Mantener un buen sistema de registros y de archivos es una necesidad absoluta para la encargada de una guarderia infantil en el hogar. De hecho, estas administrando un pequeno negocio.
Debes mantener un registro de contabilidad que incluya tus ingresos y tus gastos. La Oficina de Impuestos del gobierno federal (Internal Revenue Service) y del estado donde vives te los exigiran. Tienes un negocio para ganar dinero. Un buen sistema de contabilidad debe reflejar cuanto dinero ganas.
Las agencias de apoyo y de licenciamiento locales te exigiran que mantengas un record de la asistencia, la salud, y autorizaciones medicas de los ninos. Dichos registros los necesitaras para prestar ayuda de emergencia. El representante del Programa Alimenticio para Guarderias y Para Adultos (Child Care and Adult Food Program) verificara tus menues y tus records de asistencia, y luego recibiras el pago por las comidas y meriendas que les hayas servido a los ninos. Probablemente tus gastos de comida para los ninos seran mayores de la suma que recibas del Programa Alimenticio.
Lo primero que necesitas es algo en donde poner tus registros. Puedes usar un archivador, un cajon de escritorio o una caja de carton vacia. Es facil cargar una caja o un cajon vacio. Puedes ponerlo sobre una mesa y trabajar mientras los ninos se toman una siesta.
Ahora tienes que poner tus registros en orden. Necesitaras carpetas separadas para la informacion de los ninos, los registros de tu negocio, del Programa Alimenticio para Guarderias y otros registros que tus representantes te exigiran. Puedes guardar tus registros en carpetas o en sobres grandes. Puedes hacer tus propias carpetas de bolsas de papel y carton.
A continuacion siguen algunas sugerencias sobre el tipo de registros que debes mantener:
Vas a necesitar una carpeta para cada nino:
- En ella debes incluir informacion obtenida al matricular al nino en la guarderia: nombre, fecha de nacimiento, preferencias alimenticias, habitos para usar el bano, metodos de disciplina, alergias, direccion de los padres (tanto del trabajo como del domicilio), telefonos de los padres, horarios de los padres.
- Debes incluir registros exigidos por las agencias de licenciamiento de tu estado. Parte de esta informacion ya debera estar incluida en la primera carpeta indicada arriba.
- Registros medicos y de salud, incluyendo autorizaciones para emergenaas medicas y records de vacunaciones.
- Copia firmada del Acuerdo Escrito con los Padres.
- Copias de la correspondencia con los padres.
- Record de asistencia a la guarderia.
- Recibos de todos tus gastos para la guarderia (alimentos, juguetes, alquiler de videos, etc.).
- Registro mensual de tus gastos e ingresos.
- Registro anual de tus gastos e ingresos.
- Copias de las polizas de seguro contra riesgos.
- Formularios de impuestos.
- Manuales para impuestos y formularios en blanco.
- Garantias de articulos comprados para la guarderia.
- Record de millaje (uso del automovil).
- Los menues de cada mes.
- Asistencia a las comidas y meriendas.
- Informacion nutricional.
1. Haz un cajon para mantener tus registros de contabilidad.
Busca una caja en la cual puedas guardar tus papeles. Puedes pedir una en el supermercado. Debe ser lo suficientemente grande para llevar papeles del tamano 9 x 11 pulgadas. Cubre la caja con papel engomado para fortalecerla.
Puedes hacer divisiones de carton duro. Ponle una etiqueta a cada division para senalar una clasificacion, por ejemplo, Ninos bajo mi Cuidado, Programa Alimenticio para Guarderias, Ingresos y Gastos Mensuales.
Haz o compra carpetas para tus registros. Las carpetas pueden ser:
- de bolsas de papel
- carpetas de archivo
- sobres de tamano grande
2. Solo para practicar: ?Donde guardarias los siguientes documentos?
- El acuerdo escrito firmado por la madre de Judy Smith.
- Recibos por la compra de panales deshechables y dos munecas.
- Los menues del mes de noviembre.
- Un permiso medico para Joseph Olevio.
- Poliza de seguros contra riesgos.
Puedes visitar otras guarderias infantiles en tu comunidad para ver como han establecido su sistema de registros. Preguntale a tu agencia patrocinadora como puedes establecer un sistema de registros que sea efectivo.
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